Devis, contrat, CGV : de la proposition commerciale à la facturation des prestations ou des produits, il existe plusieurs documents commerciaux destinés à sécuriser les transactions, pour le vendeur comme pour l’acheteur. D’un point de vue juridique, certains de ces documents sont obligatoires et doivent intégrer certaines mentions légales. En outre, leur édition est indispensable à la gestion et à la comptabilité d’une entreprise.
Les documents commerciaux étape par étape
Les CGV - conditions générales de vente
Avant de débuter toute relation commerciale, les CGV doivent être établies pour fixer le cadre juridique du contrat qui vous lie à votre client. Selon que vos clients sont des particuliers ou des professionnels, les exigences ne sont pas les mêmes :
- Les CGV sont obligatoires en BtoC ;
- Elles ne sont pas obligatoires en BtoB mais recommandées.
Le devis
Établi en amont de la conclusion de la vente, le devis présente une offre contractuelle qui fixe les termes de la relation commerciale. Il détaille ce qui est vendu, à quel prix et dans quels termes (conditions de paiement, rétractation, réclamation…).
Le bon de commande
S’il n’est pas obligatoire, le bon de commande est recommandé dans le but d’éviter tout litige sur le contenu de la vente - qu’il s’agisse de produits ou de prestations intellectuelles. Si vous l’utilisez, vous devrez y intégrer certaines mentions obligatoires.
Le contrat de vente
Il existe deux types de contrats :
- Le contrat commercial concerne un transfert de propriété et établit les droits et obligations des deux parties. S’il ne présente pas de clauses spécifiques, le transfert a lieu le jour où les signataires font part de leur consentement. Les risques sont alors transférés en même temps.
- Le contrat de prestation de service émane d’une entreprise qui s’engage à réaliser une mission au profit d’une autre, en échange d’une rémunération convenue entre elles. Ce document s’inscrit dans les règles du droit commun des contrats et va concerner des activités comme le consulting, les services à la personne, la livraison à domicile…
Le bon de livraison
D’ordre logistique bien qu’il puisse être appliqué à des produits dématérialisés, le bon de livraison ou PV de livraison permet d’accuser la bonne réception des produits ou services livrés et leur conformité vis-à-vis du bon de commande. Pour être exploitable d’un point de vue juridique, il doit comporter la signature du client.
La facture
En BtoC comme en BtoB, la facture de vente est obligatoire dans la plupart des cas. Elle reprend le détail de la transaction effectuée entre les deux parties et présente plusieurs intérêts :
- d’un point de vue juridique, c’est une preuve qui peut être utile dans certaines situations ;
- d’un point de vue comptable et fiscal, c’est un justificatif en cas de contrôle.
La facture intègre certaines mentions légales (SIREN, siège social, numéro de TVA…) et fait apparaître les informations relatives aux conditions de paiement (pourcentage s’il s’agit d’un acompte…).
Le formulaire de rétractation
Dans certains cas, la conclusion d’un contrat permet au consommateur d’exercer un droit de rétraction pour annuler la vente sans motif ou indemnité, dans un délai défini. Auquel cas, un formulaire de rétractation doit être fourni aux clients. Ce bordereau à compléter par l’acheteur doit lui permettre de remplir plusieurs informations, comme son identité, la description des produits ou services faisant l’objet de la rétractation, la date à laquelle il exerce son droit, sa signature, etc.
Quelles obligations pour des documents commerciaux juridiquement valides ?
Quelles informations obligatoires ?
Pour être recevables d’un point de vue juridique, les documents commerciaux comme les devis, factures et bons de commande doivent impérativement intégrer certaines mentions. Celles-ci sont définies par la loi et ont pour objet de garantir la transparence et la sécurité de vos relations commerciales.
Par exemple, vous intégrerez obligatoirement à une facture :
- vos coordonnées, votre numéro de SIREN, l’adresse du siège social, la mention du RCS où votre entreprise est immatriculée ;
- certaines mentions spécifiques, en fonction du statut juridique et de la nature de l’activité ;
- le numéro de facture et la date d’édition ;
- le détail des prestations ou produits vendus, avec le prix unitaire ;
- le prix détaillé de façon à présenter le montant HT, le montant TTC et le montant de la TVA.
Quelle durée de conservation ?
Les documents commerciaux émis ou reçus par une entreprise sont aussi soumis à des obligations en ce qui concerne leur conservation. En effet, ces éléments doivent être conservés pendant une durée minimale, qui varie en fonction de type d’activité.
Sauf exceptions, voici ce qui est fixé par le code du commerce :
- Les bons de commande, bons de livraison, factures clients et fournisseurs doivent être conservés au minimum pendant une durée de dix ans.
- Les contrats conclus dans le cadre d’une relation commerciale doivent quant à eux être conservés au minimum cinq ans.
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